29 Μαρ 2009

Επαγγελματική συνάντηση, πως και γιατί;

Μια επαγγελματική συνάντηση προγραμματίζεται είτε σε επίσημο, είτε σε ανεπίσημο πλαίσιο, με πολλούς ή λίγους συμμετέχοντες, εντός της επιχείρησης ή και με τρίτους, με πελάτες ή με συνεργάτες. Η κάθε συνάντηση είναι διαφορετική αλλά σίγουρα χρειάζεται την ανάλογη προετοιμασία, κυρίως για να μην ‘πιαστεί στον ύπνο’ ο διοργανωτής της.

Εντυπωσιασμό και επαγγελματισμό θα εκπέμπει ο καλά οργανωμένος και προετοιμασμένος συμμετέχον, εκείνος δηλαδή που θα αναζητήσει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται ώστε στη διάρκεια της συνάντησης να μη παριστάνει τη ‘γλάστρα’. Πως είναι αυτό εφικτό; Αρχικά, πρέπει να είναι εις γνώση του ο σκοπός της συνάντησης, τα άτομα που θα παρευρεθούν, ο χώρος και ο χρόνος πραγματοποίησης της και στη συνέχεια ακολουθεί η προετοιμασία. Ποια είναι η στάση που θα τηρήσει η επιχείρηση; Οι συνομιλητές, ποιοι είναι; Τι επιδιώκουν; Πως λειτουργούν; Υπήρξε προηγούμενη συνάντηση μαζί τους; Τι ήταν το αποτέλεσμα; Είναι συνεργάσιμοι; Συζητήσιμοι; Διεκδικητικοί; Αρνητικοί;

Εκείνος που προγραμματίζει τη συνάντηση χρειάζεται να είναι πλήρως ενημερωμένος και προετοιμασμένος ως προς τι μέλλει γενέσθαι. Η αδυναμία εν ώρα συνάντησης, η ένδειξη άγνοιας, η παθητικότητα, οι υπερβολικοί συμβιβασμοί μπορεί να αποτελέσουν στο τέλος πλεονέκτημα για τους τρίτους, για παράδειγμα σε στιγμή διαπραγματεύσεων, και το αποτέλεσμα να έχει κριθεί μόνο και μόνο από τη λάθος στάση που τηρήθηκε.

Η συνάντηση μπορεί να λάβει ποικίλες μορφές, όπως για σκοπούς ενημέρωσης και πληροφόρησης ή για διαπραγματεύσεις. Σκοπός της συνάντησης είναι η προσπάθεια του διοργανωτή να αποφέρει τα επιθυμά αποτελέσματα, άρα είναι απαραίτητο την ώρα της συνάντησης να ακούει, να σέβεται το συνομιλητή του και να προσπαθεί να κατανοεί τις απόψεις του ώστε να μπορεί να τις αντιμετωπίσει επιτυχώς. Η συνάντηση απαιτεί τον επαγγελματισμό ως βασική συνταγή αποφυγής αδιεξόδων και επίτευξης αποδοτικής κατάληξης.
(Φιλελεύθερος, 29/03/09)

22 Μαρ 2009

Το κτίσιμο μιας δυναμικής ομάδας εργασίας

Σε ένα εργασιακό περιβάλλον όπου ο ανταγωνισμός, οι πιέσεις, η συνεργασία αναπτύσσονται, αναζητούνται οι κατάλληλες βάσεις ώστε ο κάθε εργαζόμενος να λειτουργεί όχι μόνο ως μονάδα αλλά και ως μέλος μιας ομάδας.

Η ορθά σχεδιασμένη ομάδα μπορεί να αποφέρει σημαντικά αποτελέσματα τόσο σε ατομικό όσο και σε επιχειρησιακό επίπεδο, λόγω της επαφής των μελών μεταξύ τους για ανταλλαγή απόψεων και ιδεών, συνεργασία, αλληλοβοήθεια αλλά και δραστηριοποίηση όλων ώστε να επιτευχθεί μέσω ομαδικότητας, η αυξημένη αποδοτικότητα.

Η ομάδα εργασίας, όμως, δεν εμφανίζεται ως μάννα εξ ουρανού σε μια επιχείρηση. Πρέπει να χαραχθούν κατευθυντήριες γραμμές και ξεκάθαρες επιδιώξεις της ομάδας ώστε να ξεκινήσει το κτίσιμο της. Βασικό βήμα της δημιουργίας της είναι αρχικά ο κάθε συμμετέχοντας να γνωρίζει τις προσωπικές του αποδόσεις, καθώς η ατομική απόδοση είναι αλληλένδετη με την ομαδική απόδοση, και σκοπός της ομάδας είναι να επιτευχθεί η βέλτιστη αποδοτικότητα.

Η ομάδα χρειάζεται να αναλώσει χρόνο ώστε να κατανοήσει το ρόλο και το σκοπό της που θα αποτελέσουν και το εναρκτήριο για τις διεργασίες και δραστηριότητες τους. Η διαφορετικότητα του κάθε μέλους και οι απόψεις του θα προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα ιδεών το οποίο με την κατάλληλη επεξεργασία και με συζητήσεις θα αποτελέσει τη δυναμική της ομάδας και αυτή με τη σειρά της θα αποδώσει τόσο μεσοπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα.

Το Ρόλο-κλειδί κατέχει εκείνος που θα προετοιμάσει την ομάδα, στη συνέχεια θα τη καθοδηγήσει και ανά πάσα στιγμή θα την αναμορφώσει ανάλογα με τις επικρατούσες συνθήκες. Απαραίτητο, όμως, είναι ο κάθε ένας να αναγνωρίζει την ανάγκη του για περαιτέρω βελτίωση, αλλά, παράλληλα, το κάθε μέλος ξεχωριστά να αντιλαμβάνεται ότι χωρίς τη δική του συμβολή η ομάδα θα υστερούσε.
(Φιλελεύθερος, 22/03/09)

15 Μαρ 2009

Η τεχνική των ‘5 Γιατί’

Μεγάλες επιχειρήσεις χρησιμοποίησαν διαφορετικές τεχνικές ως μέσο διαχείρισης για την εξεύρεση των λόγων ύπαρξης κάποιου προβλήματος. Αυτοκινητοβιομηχανίες όπως και η Toyota Production System, στις αρχές της δεκαετίας του ‘70 έθεσαν σε ισχύ την απλή μέθοδο των ‘5 Γιατί’, παρόμοια με το ‘Διάγραμμα του Ishikawa’ που χρησιμοποίησε η Mazda μια δεκαετία περίπου πριν.

Η τεχνική των ‘5 γιατί’ είναι μια απλή μέθοδος ερωτοαπαντήσεων που εξυπηρετεί στην εύρεση της πηγής ενός προβλήματος που έχει προκύψει σε μια επιχείρηση, κυρίως σε καθημερινές διεργασίες. Θέτοντας το πρώτο γιατί, θα προκύψει ένα δεύτερο και από εκεί ένα τρίτο κτλ., δίνοντας μια σειρά απαντήσεων που θα βοηθήσει την επιχείρηση να αναγνωρίσει τη πηγή μιας δυσλειτουργίας αλλά ίσως και άλλα προβλήματα που μπορεί να μην είναι γνωστή η ύπαρξη τους.

Οι αλυσιδωτές ‘Γιατί’-ερωτήσεις προσφέρουν τη δυνατότητα στην επιχείρηση μιας γρήγορης τεχνικής επίλυσης καθημερινών προβλημάτων, χωρίς να απαιτούνται ιδιαίτερα μέσα ή στατιστικές αναλύσεις και προσδιορίζοντας ακόμα και τη σχέση μεταξύ διαφορετικών πηγών προβλημάτων.

Η τεχνική ξεκινάει από το αποτέλεσμα μιας διεργασίας/δραστηριότητας. Παραδείγματος χάριν, ‘Γιατί ο πελάτης είναι δυσαρεστημένος; Διότι καθυστέρησε η παροχή της υπηρεσίας μας’, ‘Γιατί καθυστέρησε η παροχή; Διότι δεν προλάβαμε το χρονοδιάγραμμα’, ‘Γιατί δε το προλάβαμε; Διότι δεν υπολογίσαμε σωστά το χρόνο που χρειαζόταν’, και συνεχίζοντας τα γιατί και τα διότι θα προκύψει ίσως ότι υπάρχει υποστελέχωση ή υπερδέσμευση με πελάτες ή ότι τα χρονοδιαγράμματα ήταν ασφυκτικά και πιεστικά.

Τα ‘5 Γιατί’ μπορούν να αποτελέσουν μια χρήσιμη τεχνική χωρίς όμως να αποτελεί την μέθοδο που θα επιλύσει σοβαρά και περίπλοκα προβλήματα μιας επιχείρησης. Ρωτώντας τα σωστά γιατί, θα εξαχθούν και οι σωστές απαντήσεις που θα οδηγήσουν στη ρίζα του προβλήματος, προσέχοντας να μη λοξοδρομήσει η διαδικασία και να μη περιπλεχτεί περισσότερο το πρόβλημα.
(Φιλελεύθερος, 15/03/09)

8 Μαρ 2009

Επίλυση Προβλημάτων μέσω προβληματισμού

Ο Alex Faickney Osborn με το βιβλίο του Applied Imagination (Εφαρμοσμένη φαντασία) έδωσε το έναυσμα για τη χρήση ενός νέο εργαλείου προσπάθειας επίλυσης προβλημάτων, το γνωστό brainstorming (δεν αποδίδεται ικανοποιητικά σε ελληνική μετάφραση).

Το brainstorming αποτελεί μια τεχνική συλλογής ιδεών και σκέψεων σχετικά με την επίλυση ενός προβλήματος που έχει προκύψει, είτε σε ατομικό είτε σε ομαδικό επίπεδο. Η ομάδα είναι αποτελεσματικότερο μέσο καθώς ένας μικρός αριθμός ατόμων εκφράζουν τις ιδέες τους, συμπληρώνουν τις ιδέες των άλλων ή ακόμα βρίσκουν νέες ιδέες με το άκουσμα των απόψεων των συναδέλφων τους.

Η μέθοδος αυτή σκοπεύει ουσιαστικά να ανακαλύψει νέες προοπτικές και ευκαιρίες για να βελτιώσει την υπηρεσία ή το προϊόν μιας επιχείρησης, είτε όταν τα υφιστάμενα προϊόντα δεν αποφέρουν τα επιθυμητά αποτελέσματα, είτε όταν αναζητείται ανανέωση και εμπλουτισμός σε προϊόντα και υπηρεσίες.

Η μέθοδος του brainstorming ξεκινάει θέτοντας επί τάπητος το πρόβλημα που υπάρχει. Η ομάδα θα εκφράσει τις ιδέες και τις απόψεις επί του θέματος και όταν θα έχουν κατατεθεί όλες οι ιδέες, τότε θα κριθούν και θα αξιολογηθούν. Δεν απορρίπτονται οι ανατρεπτικές, δραστικές ή ακόμα και παράξενες ιδέες, καθώς από αυτές μπορεί να προέλθουν σημαντικά αποτελέσματα.

Έστω κι αν η μέθοδος του brainstorming είναι ευρέως διαδεδομένη, διάφοροι ερευνητές παρουσιάζουν κάποιες αμφιβολίες για το μέγεθος της αποτελεσματικότητας της. Παρ’ όλα αυτά, η τεχνική αυτή μπορεί να εξυπηρετήσει τον σκοπό της ανεύρεσης λύσης σε κάποιο πρόβλημα, καθώς και να προσφέρει έμμεσα οφέλη στη βελτίωση της ομαδικής εργασίας, στη δημιουργία ενός κλίματος ενθουσιασμού και δημιουργικότητας. Οι συμμετέχοντες στην ομάδα του brainstorming έχουν την ευκαιρία να προβούν σε προτάσεις και ιδέες, με ελεύθερη σκέψη, φαντασία, υπό το κλίμα της συλλογικότητας και της συμμετοχικότητας.
(Φιλελεύθερος, 8/03/2009)

7 Μαρ 2009

Η επίδραση ενός διαφημιστικού μηνύματος

Η διαφήμιση είναι το βασικότερο μέσο προώθησης ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας που παρέχει μια επιχείρηση. Σκοπός της προώθησης είναι να παρουσιαστεί το προϊόν ή η υπηρεσία αρκετά ελκυστική ώστε ο πιθανός πελάτης να απευθυνθεί στην επιχείρηση.

Η επιχείρηση χρειάζεται να ακολουθήσει μικρά βήματα ώστε το μήνυμα της διαφήμισης της να καταλήξει τόσο στην ομάδα ατόμων που στοχεύει η επιχείρηση, με πειστικό και ενδιαφέρον τρόπο. Αρχικά, η επιχείρηση αναζητά την πηγή του μηνύματος αλλά και το μήνυμα που θέλει να στείλει. Το μήνυμα μπορεί να είναι σε προφορική ή σε γραπτή μορφή. Ακολούθως, η επιχείρηση ψάχνει το κανάλι επικοινωνίας με το οποίο θα μεταδοθεί το μήνυμα και τέλος, τον αποδέκτη, ή κατά προτίμηση, την ομάδα στόχο στην οποία απευθύνεται το μήνυμα.

Το μήνυμα που επιθυμεί η επιχείρηση να στείλει πρέπει να είναι ξεκάθαρο. Ο αποδέκτης αναζητεί στο μήνυμα το στοιχείο εκείνο που τον βρίσκει σύμφωνο και τον ενδιαφέρει. Γι’ αυτό, ένα μήνυμα μεγάλο, είναι καλύτερο να παρουσιάζεται γραπτώς και να είναι σωστά αναλυμένο, αιτιολογημένο και δομημένο.

Η επιχείρηση πρέπει να στοχεύει ώστε το μήνυμα που αποστέλλει να είναι προσαρμοσμένο στον αποδέκτη. Το μήνυμα αρχικά θα προσελκύσει την προσοχή του αποδέκτη, άρα η αυθεντικότητα του μηνύματος είναι απαραίτητη, και στη συνέχεια θα πρέπει να κατανοηθεί όπως η επιχείρηση θα προτιμούσε. Αυτά τα δυο στάδια θα εξυπηρετήσουν το στόχο της επιχείρησης ώστε το μήνυμα να προωθηθεί στο ‘στόχο’ με αποτελεσματικό τρόπο.

Το μήνυμα πρέπει να παρουσιάζει τα οφέλη που μπορεί να αποκομίσει ο αποδέκτης από την επιχείρηση άρα χρειάζεται να προκαλεί την περιέργεια στον ενδιαφερόμενο. Η διαφήμιση είναι εκείνη που θα προσελκύσει και θα προκαλέσει το ενδιαφέρον καθώς παντός είδους διαφήμιση αποτελεί μια έμμεση επαφή της επιχείρησης με τον υποψήφιο πελάτη.
(Φιλελεύθερος, 1/03/2009)