Ένα εγχειρίδιο για τους εργαζόμενους

Αγοράζοντας ένα προϊόν, π.χ. μια ηλεκτρική συσκευή, υπάρχουν πάντα οδηγίες χρήσεως, οι οποίες μας διευκολύνουν για τη λειτουργία της συσκευής. Με την ίδια περίπου λογική, ένας νεοπροσληφθείς σε μια επιχείρηση χρειάζεται από την αρχή να γνωρίζει τις βασικές κατευθυντήριες γραμμές λειτουργίας της επιχείρησης.

Εταιρείες παντός μεγέθους χρειάζεται να έχουν διαθέσιμα για τα άτομα που εργοδοτούν ένα εγχειρίδιο με το οποίο ο εργαζόμενος θα ενημερώνεται σχετικά με την επιχείρηση. Τέτοιου είδους εγχειρίδια σίγουρα περιλαμβάνουν τις βασικές προκηρύξεις και πολιτικές της εταιρείας αλλά και πληροφορίες όπως το ωράριο εργασίας, οι ώρες διαλείμματος όπου ισχύουν, οι όροι εργοδότησης, η ημέρα πληρωμής, οι δημόσιες αργίες που τηρούνται κτλ. Σημαντικό είναι, επίσης, στο εγχειρίδιο να γίνεται αναφορά στις άδειες ασθενείας, μητρότητας, γονικής άδειας, στην άδεια άνευ απολαβών όπου επιτρέπεται, στις ρυθμίσεις που ισχύουν για μελλοντική κατάρτιση και εκπαίδευση, στους κανόνες ασφάλειας και υγείας στην εταιρεία, στις υπερωρίες, στα επαγγελματικά ταξίδια, και σε όλα τα ωφελήματα που παρέχει η εταιρεία στον υπάλληλο.

Τα πιο πάνω πολλές φορές μπορούν να θεωρηθούν δεδομένα, είτε από πλευράς του εργοδότη, είτε του εργαζόμενου. Παρ’ ότι η εργατική νομοθεσία για την πλειοψηφία των πιο πάνω έχει σχετικές πρόνοιες, είναι ορθότερο και ο ίδιος ο εργοδότης να ενημερώνει γραπτώς τους όρους και τις επικρατούσες στην επιχείρηση συνθήκες, και τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματα των δύο μερών.

Πέρα όμως αυτών, ο εργοδότης με το εγχειρίδιο προσπαθεί να κατατοπίσει τον εργαζόμενο για την εταιρεία, το όραμα και τους στόχους της εταιρείας, την πολιτική κατά των διακρίσεων, την προστασία της ιδιοκτησίας της εταιρείας και την οικολογική συνείδηση. Το εγχειρίδιο αυτό σκοπό θα έχει να προσανατολίσει τον εργαζόμενο ως προς τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης και τη στάση που πρέπει να τηρεί ώστε να αναδεικνύει το κοινωνικό πρόσωπο της εταιρείας.

(Φιλελεύθερος, 30/08/2009)

Λειτουργείτε με εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια;

Σε κάποια επαγγέλματα το απόρρητο και η εμπιστευτικότητα είναι ο νούμερο ένα κανόνας που πρέπει να τηρείται μεταξύ εκείνου που παρέχει υπηρεσίες και του πελάτη. Οι ιατροί, οι ψυχολόγοι, οι δικηγόροι είναι κάποια από τα παραδείγματα όπου ο επαγγελματίας χρειάζεται να σέβεται τα δεδομένα που του δίνονται από τον πελάτη του.

Η εμπιστευτικότητα, όπως αναφέρεται από τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης, αποτελεί ουσιαστικά τη διασφάλιση ότι οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες σε εκείνους που μπορούν να έχουν πρόσβαση. Η εμπιστευτικότητα και η εχεμύθεια αποτελούν επίσης βασικούς κανόνες ηθικής σε μια επιχείρηση. Για παράδειγμα, όταν κάποιος επισκεφθεί ένα ψυχολόγο, είναι δεδομένο ότι όσα θα αναφερθούν στη διάρκεια της συνάντησης τους δεν θα γίνουν γνωστά σε τρίτους. Μέσω αυτού, ο ψυχολόγος χτίζει σιγά-σιγά την εμπιστοσύνη που χρειάζεται με τον θεραπευόμενο. Με την ίδια λογική, οι ιατροί εργασίας που υπάρχουν σε άλλες ευρωπαϊκές χώρες, εξετάζουν τον υποψήφιο πριν την πιθανή του πρόσληψη, και ετοιμάζουν απλά ένα σημείωμα αναφέροντας αν είναι ικανός ή όχι για εργασία, χωρίς όμως να σημειώνουν την ακριβή κατάσταση της υγείας του.

Μεταφέροντας αυτό το πλαίσιο, στο γενικότερο εργασιακό χώρο, στις πελατειακές σχέσεις είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα κλίμα εμπιστοσύνης. Πολλά συμβόλαια με τράπεζες, ασφαλιστικές ή άλλους οργανισμούς αναφέρουν στο τέλος ότι τα προσωπικά στοιχεία δεν θα χρησιμοποιηθούν πέρα από τα πλαίσια της υπογραφείσας δέσμευσης. Πέρα όμως από τη νομική αυτή υποχρέωση που έχει ο σχετικός οργανισμός, χρειάζεται και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι να κατανοήσουν ότι αν έχουν σχέση με πελάτες, οι προσωπικές πληροφορίες τους δεν πρέπει να γίνονται θέμα προς συζήτηση στους διαδρόμους της εταιρείας.

Η εμπιστευτικότητα πρέπει να αποτελεί βασική αρχή της κάθε εταιρείας ανεξαρτήτως φύσεως προϊόντων ή υπηρεσιών που παρέχει, δεσμεύοντας, έτσι δεοντολογικά τους εργαζόμενους να την ακολουθούν.

(Φιλελεύθερος, 23/08/2009)

Διαχείριση μέσω στόχων

Η μέθοδος Management by Objectives είναι ουσιαστικά μια διαδικασία συμφωνίας κάποιων βασικών στόχων, τους οποίους τόσο τα διευθυντικά στελέχη όσο και οι εργαζόμενοι ακολουθούν. Η διαδικασία αυτή εν μέρει ‘προκαλεί’ τους εμπλεκόμενους να λειτουργήσουν ομαδικά και να αποφασίσουν σε μια από κοινού κατευθυντήρια γραμμή για την επιχείρηση.

Σημαντικό μέρος της μεθόδου είναι το γεγονός ότι ανά πάσα στιγμή υπάρχει η δυνατότητα σύγκρισης της πραγματικής απόδοσης του κάθε εργαζόμενου με εκείνη που είχε τεθεί ως προσδοκώμενο επίπεδο. Η διαχείριση μέσω στόχων ενδυναμώνει την παρέμβαση του εργαζόμενου, αυξάνοντας έτσι την ικανοποίηση και το αίσθημα της δέσμευσης του. Οι στόχοι που αποφασίζονται, κάποιες φορές δεν βασίζονται σε πραγματικούς αριθμούς, όπως π.χ. τη διαθεσιμότητα των πόρων. Κάποιοι θεωρούν ότι η διαδικασία αυτή, λόγω του ότι γίνεται σύγκριση με την ιδεατή απόδοση του εργαζόμενου, επικεντρώνεται στο τι θα έπρεπε ο εργαζόμενος να είναι και όχι στο τι θα έπρεπε να είχε κάνει. Συμπληρώνοντας την άποψη αυτή, μέσω της σύγκρισης των αποδόσεων, δεν διαφαίνεται τελικά πως αντεπεξήλθε ο εργαζόμενος σε εμπόδια και δυσκολίες της πραγματικής καθημερινότητας.

Στην αντίπερα όχθη, τάσσονται όσοι πιστεύουν ότι η διαχείριση μέσω στόχων βελτιώνει, επίσης, την επικοινωνία και τη συνεργασία, καθώς, προγραμματίζονται συναντήσεις μεταξύ ανώτερων στελεχών και εργαζομένων και είναι περίπου ‘υποχρεωτική’ η διατήρηση καλών σχέσεων. Η διαδικασία της διαχείρισης μέσω στόχων καθορίζεται μέσα σε χρονικά πλαίσια και ο εργαζόμενος αναλαμβάνει να εκπληρώσει τους στόχους που καθορίστηκαν. Μέσω της μεθόδου αυτής προέκυψε στην πορεία η έννοια των στόχων SMART, δηλαδή οι στόχοι να είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, επιτεύξιμοι, σχετικοί και συνδεδεμένοι με το χρόνο.

Η διαχείριση μέσω στόχων είναι απαραίτητη σε τομείς όπως της καινοτομίας, της παραγωγικότητας, των φυσικών και οικονομικών πόρων κτλ και πρέπει να επικεντρώνονται στο αποτέλεσμα των πράξεων.

(Φιλελεύθερος, 9/08/2009)

Θα σε βρω … στο διαδίκτυο

Ενώ η τεχνολογία απλοποιεί βασικές λειτουργίες σε μια επιχείρηση, διαφοροποιεί πλέον αισθητά τους εργασιακούς ρυθμούς και επιτρέπει αμεσότητα και ταχύτητα στις διεργασίες μέσω της ανάπτυξης της πληροφορικής, τα στοιχεία της Στατιστικής Υπηρεσίας δεν παρουσιάζουν ιδιαίτερες διακυμάνσεις.

Τα τελευταία χρόνια πληθώρα τεχνολογικών και ηλεκτρονικών μέσων διευκολύνουν διαδικασίες και επικοινωνίες σε μια επιχείρηση. Διαδεδομένες ιδιαίτερα είναι οι ηλεκτρονικές συναντήσεις, μιας και πλέον υπάρχουν διαδικτυακά προγράμματα τα οποία σου επιτρέπουν να έχεις και οπτική επαφή με τον συνομιλητή σου. Τα προγράμματα ποικίλουν και επιτρέπουν τόσο την ενδοεπιχειρησιακή επικοινωνία όσο και την επικοινωνία με πελάτες, επενδυτές, συνεργάτες, εντός και εκτός της χώρας. Σημαντικό προτέρημα των ηλεκτρονικών για παράδειγμα διασκέψεων είναι το γεγονός ότι εξοικονομάται ο χρόνος και οι πόροι που χρειάζονται για τις μετακινήσεις, ενώ μπορεί η διάσκεψη να γίνει απλά με το πάτημα ενός κουμπιού.

Πέρα όμως από τις ηλεκτρονικές διασκέψεις, ο κόσμος της πληροφορικής και της τεχνολογίας προσφέρει πολλά περισσότερα ωφελήματα, καθώς μπορεί να γίνει ανταλλαγή εγγράφων, να υπάρχει πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων, να παρέχονται υπηρεσίες, να γίνονται αγορές κτλ.

Το διαδίκτυο και οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές δεν αποτελούν πλέον καινοτομία καθώς βρίσκονται καλά εδραιωμένα στην καθημερινή μας ζωή. Παρόλα αυτά, εξακολουθούν να υπάρχουν υπηρεσίες χωρίς ηλεκτρονικούς υπολογιστές, ή επιχειρήσεις με μειωμένη χρήση διαδικτύου. Πολλές, επίσης, εταιρείες ενώ έχουν ιστοσελίδα, δεν αποτελεί μέλημα τους η συχνή ανανέωση της, η φιλική για το χρήστη λειτουργία της και η ποιότητα πληροφοριών που διαθέτουν. Σύμφωνα με τα στοιχεία του 2008, παραμένουν ακόμα σε χαμηλά επίπεδα οι πωλήσεις προϊόντων, οι παραγγελίες και πληρωμές, η διαφήμιση κενών θέσεων και η δυνατότητα ηλεκτρονικής αίτησης που μπορούν να παρέχονται από τον ιστότοπο μιας επιχείρησης. Είναι σημαντικό όμως να συνειδητοποιήσουμε την απλούστευση και την πλούσια επιλογή που μας δίνεται πλέον μέσω των ηλεκτρονικών αυτών μέσων.

(Φιλελεύθερος, 2/08/2009)