Μια επαγγελματική συνάντηση προγραμματίζεται είτε σε επίσημο, είτε σε ανεπίσημο πλαίσιο, με πολλούς ή λίγους συμμετέχοντες, εντός της επιχείρησης ή και με τρίτους, με πελάτες ή με συνεργάτες. Η κάθε συνάντηση είναι διαφορετική αλλά σίγουρα χρειάζεται την ανάλογη προετοιμασία, κυρίως για να μην ‘πιαστεί στον ύπνο’ ο διοργανωτής της.
Εντυπωσιασμό και επαγγελματισμό θα εκπέμπει ο καλά οργανωμένος και προετοιμασμένος συμμετέχον, εκείνος δηλαδή που θα αναζητήσει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται ώστε στη διάρκεια της συνάντησης να μη παριστάνει τη ‘γλάστρα’. Πως είναι αυτό εφικτό; Αρχικά, πρέπει να είναι εις γνώση του ο σκοπός της συνάντησης, τα άτομα που θα παρευρεθούν, ο χώρος και ο χρόνος πραγματοποίησης της και στη συνέχεια ακολουθεί η προετοιμασία. Ποια είναι η στάση που θα τηρήσει η επιχείρηση; Οι συνομιλητές, ποιοι είναι; Τι επιδιώκουν; Πως λειτουργούν; Υπήρξε προηγούμενη συνάντηση μαζί τους; Τι ήταν το αποτέλεσμα; Είναι συνεργάσιμοι; Συζητήσιμοι; Διεκδικητικοί; Αρνητικοί;
Εκείνος που προγραμματίζει τη συνάντηση χρειάζεται να είναι πλήρως ενημερωμένος και προετοιμασμένος ως προς τι μέλλει γενέσθαι. Η αδυναμία εν ώρα συνάντησης, η ένδειξη άγνοιας, η παθητικότητα, οι υπερβολικοί συμβιβασμοί μπορεί να αποτελέσουν στο τέλος πλεονέκτημα για τους τρίτους, για παράδειγμα σε στιγμή διαπραγματεύσεων, και το αποτέλεσμα να έχει κριθεί μόνο και μόνο από τη λάθος στάση που τηρήθηκε.
Η συνάντηση μπορεί να λάβει ποικίλες μορφές, όπως για σκοπούς ενημέρωσης και πληροφόρησης ή για διαπραγματεύσεις. Σκοπός της συνάντησης είναι η προσπάθεια του διοργανωτή να αποφέρει τα επιθυμά αποτελέσματα, άρα είναι απαραίτητο την ώρα της συνάντησης να ακούει, να σέβεται το συνομιλητή του και να προσπαθεί να κατανοεί τις απόψεις του ώστε να μπορεί να τις αντιμετωπίσει επιτυχώς. Η συνάντηση απαιτεί τον επαγγελματισμό ως βασική συνταγή αποφυγής αδιεξόδων και επίτευξης αποδοτικής κατάληξης.
Εντυπωσιασμό και επαγγελματισμό θα εκπέμπει ο καλά οργανωμένος και προετοιμασμένος συμμετέχον, εκείνος δηλαδή που θα αναζητήσει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται ώστε στη διάρκεια της συνάντησης να μη παριστάνει τη ‘γλάστρα’. Πως είναι αυτό εφικτό; Αρχικά, πρέπει να είναι εις γνώση του ο σκοπός της συνάντησης, τα άτομα που θα παρευρεθούν, ο χώρος και ο χρόνος πραγματοποίησης της και στη συνέχεια ακολουθεί η προετοιμασία. Ποια είναι η στάση που θα τηρήσει η επιχείρηση; Οι συνομιλητές, ποιοι είναι; Τι επιδιώκουν; Πως λειτουργούν; Υπήρξε προηγούμενη συνάντηση μαζί τους; Τι ήταν το αποτέλεσμα; Είναι συνεργάσιμοι; Συζητήσιμοι; Διεκδικητικοί; Αρνητικοί;
Εκείνος που προγραμματίζει τη συνάντηση χρειάζεται να είναι πλήρως ενημερωμένος και προετοιμασμένος ως προς τι μέλλει γενέσθαι. Η αδυναμία εν ώρα συνάντησης, η ένδειξη άγνοιας, η παθητικότητα, οι υπερβολικοί συμβιβασμοί μπορεί να αποτελέσουν στο τέλος πλεονέκτημα για τους τρίτους, για παράδειγμα σε στιγμή διαπραγματεύσεων, και το αποτέλεσμα να έχει κριθεί μόνο και μόνο από τη λάθος στάση που τηρήθηκε.
Η συνάντηση μπορεί να λάβει ποικίλες μορφές, όπως για σκοπούς ενημέρωσης και πληροφόρησης ή για διαπραγματεύσεις. Σκοπός της συνάντησης είναι η προσπάθεια του διοργανωτή να αποφέρει τα επιθυμά αποτελέσματα, άρα είναι απαραίτητο την ώρα της συνάντησης να ακούει, να σέβεται το συνομιλητή του και να προσπαθεί να κατανοεί τις απόψεις του ώστε να μπορεί να τις αντιμετωπίσει επιτυχώς. Η συνάντηση απαιτεί τον επαγγελματισμό ως βασική συνταγή αποφυγής αδιεξόδων και επίτευξης αποδοτικής κατάληξης.
(Φιλελεύθερος, 29/03/09)
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου