Στην εποχή που βρισκόμαστε, ο χρόνος είναι χρήμα, οι υπάλληλοι είναι πολυάσχολοι και αναζητούνται εύκολες και αποτελεσματικές λύσεις για ενημέρωση των υπαλλήλων.
Αν ο προϊστάμενος, σου αναθέσει μια νέα δουλειά, και χρειάζεται να διεξαχθεί έρευνα, να γίνει επικοινωνία με άλλα άτομα, ίσως ακόμα να υπάρξει συνεργασία με πελάτες, με επενδυτές, ή με άλλους συναδέλφους, το πιο ασφαλές είναι στο τέλος να ετοιμαστεί ένα σημείωμα (memo) με όλα τα ευρήματα.
Ένα σημείωμα, το οποίο είναι συνήθως ένα γραπτό ενημερωτικό έγγραφο για εσωτερική χρήση σε μία εταιρεία, πρέπει να είναι συνοπτικό αλλά και με όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται. Αρχικά, αναγράφονται προς ποιον και από ποιον είναι το σημείωμα. Ακολουθεί η ημερομηνία και ίσως ένας τίτλος για ποιο θέμα έχει ετοιμαστεί το σημείωμα.
Στο κύριο μέρος του σημειώματος αναλύεται για ποιο λόγο γράφτηκε το σημείωμα. Μπορεί να είναι για εσωτερική ενημέρωση των υπαλλήλων για μία εκδήλωση. Άρα στο τέλος το σημείωμα θα καταλήγει με την ημερομηνία της εκδήλωσης. Μπορεί να είναι για ενημέρωση των υπαλλήλων για κάποιες αποφάσεις της διοίκησης. Μπορεί, επίσης, να είναι η έρευνα του υπαλλήλου για ένα φάκελο που εξετάζεται, σημείωμα το οποίο θα δοθεί ακολούθως στον προϊστάμενο για να ληφθεί μια απόφαση. Σημείωμα μπορεί ακόμα να ετοιμαστεί με μία πρόταση που θα εισηγηθεί ένας υπάλληλος, όπου θα αναλύεται η πρόταση, θα δίνονται όλα τα στοιχεία που χρειάζονται, ώστε με το σημείωμα και μόνο να είναι κατανοητή και να δίνει μια σφαιρική ιδέα του τι προτείνει ο υπάλληλος.
Το σημείωμα δεν είναι μία επίσημη επιστολή, αλλά έχει την ίδια λογική με την ετοιμασία ενός υπομνήματος. Ένα memo έχει ως σκοπό την καταγραφή στοιχείων ώστε να ενημερώνει ή να υπενθυμίζει τον αναγνώστη του σχετικά με κάποιο συγκεκριμένο θέμα.
Αν ο προϊστάμενος, σου αναθέσει μια νέα δουλειά, και χρειάζεται να διεξαχθεί έρευνα, να γίνει επικοινωνία με άλλα άτομα, ίσως ακόμα να υπάρξει συνεργασία με πελάτες, με επενδυτές, ή με άλλους συναδέλφους, το πιο ασφαλές είναι στο τέλος να ετοιμαστεί ένα σημείωμα (memo) με όλα τα ευρήματα.
Ένα σημείωμα, το οποίο είναι συνήθως ένα γραπτό ενημερωτικό έγγραφο για εσωτερική χρήση σε μία εταιρεία, πρέπει να είναι συνοπτικό αλλά και με όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται. Αρχικά, αναγράφονται προς ποιον και από ποιον είναι το σημείωμα. Ακολουθεί η ημερομηνία και ίσως ένας τίτλος για ποιο θέμα έχει ετοιμαστεί το σημείωμα.
Στο κύριο μέρος του σημειώματος αναλύεται για ποιο λόγο γράφτηκε το σημείωμα. Μπορεί να είναι για εσωτερική ενημέρωση των υπαλλήλων για μία εκδήλωση. Άρα στο τέλος το σημείωμα θα καταλήγει με την ημερομηνία της εκδήλωσης. Μπορεί να είναι για ενημέρωση των υπαλλήλων για κάποιες αποφάσεις της διοίκησης. Μπορεί, επίσης, να είναι η έρευνα του υπαλλήλου για ένα φάκελο που εξετάζεται, σημείωμα το οποίο θα δοθεί ακολούθως στον προϊστάμενο για να ληφθεί μια απόφαση. Σημείωμα μπορεί ακόμα να ετοιμαστεί με μία πρόταση που θα εισηγηθεί ένας υπάλληλος, όπου θα αναλύεται η πρόταση, θα δίνονται όλα τα στοιχεία που χρειάζονται, ώστε με το σημείωμα και μόνο να είναι κατανοητή και να δίνει μια σφαιρική ιδέα του τι προτείνει ο υπάλληλος.
Το σημείωμα δεν είναι μία επίσημη επιστολή, αλλά έχει την ίδια λογική με την ετοιμασία ενός υπομνήματος. Ένα memo έχει ως σκοπό την καταγραφή στοιχείων ώστε να ενημερώνει ή να υπενθυμίζει τον αναγνώστη του σχετικά με κάποιο συγκεκριμένο θέμα.
(Φιλελεύθερος, 14/02/2010)
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου